Fuente: Fernando Gil / Alejandro Javier Rosa PWC
Los encuentros virtuales de Directorio o Comité son una nueva experiencia que devino de la pandemia. Cómo volverlos más efectivos
Vivimos tiempos excepcionales, desde todo punto de vista. Nuestras rutinas personales, familiares y laborales han cambiado drásticamente, de un día para el otro.
Sin embargo, para aquellos que tenemos la fortuna de poder seguir trabajando en la modalidad de "home office", todavía hay algunas citas que, rompiendo la monotonía de días laborales casi invariables, nos obligan a vestirnos un poco más formalmente o estar algo más atentos a si estamos peinados antes de sentarnos frente a la computadora.
Nos referimos a las reuniones de Directorio o de Comités, para las que muchas compañías han adoptado el formato virtual, ante la obvia imposibilidad de realizarlas en forma presencial.
Nos parece interesante compartir algunas conclusiones y aprendizajes que se pueden extraer de haber observado las primeras reuniones de este tipo.
El liderazgo de la reunión por parte del presidente del Directorio es crucial
Su objetivo deberá ser que la reunión fluya adecuadamente, equilibrando el tiempo asignado a las presentaciones, facilitando y fomentando la participación de los asistentes, ordenando el debate para dar lugar a las preguntas y buscando que las respuestas, ya sean propias o de otros participantes, sean contestadas de modo concreto.
Debe ser estricto con la asignación del uso de la palabra, pero a la vez generoso de modo que todos puedan participar, y que ninguno de los presentes acapare el tiempo disponible.
Es indispensable establecer y acordar un protocolo
Resulta muy importante ponerse de acuerdo sobre cuestiones tales como el procedimiento para el pedido de la palabra, la apertura y cierre de los micrófonos, el tiempo máximo para cada punto del orden del día, etc.
En aquellos directorios o comités muy acostumbrados a trabajar de manera estructurada, hemos visto que resulta efectivo mantener un bloque de tiempo para las presentaciones, y luego otro dedicado al intercambio de opiniones y conclusión.
El rol del secretario del directorio adquiere gran relevancia
La actuación del secretario como soporte del presidente del directorio es muy importante, particularmente en las cuestiones de organización de la reunión, y en el seguimiento y cumplimiento del protocolo acordado.
Preparación previa de los asistentes es más importante que en reuniones presenciales
Si los asistentes no se preparan adecuadamente para la reunión corren el riesgo de perderse en las presentaciones, ya que estas tienden a ser más rápidas que en las reuniones presenciales, porque suele haber menos interrupciones.
Resulta primordial, entonces, que analicen los temas y el material en forma previa ya que de lo contrario se les hará más difícil tener una participación productiva.
Además, la preparación previa ayudará a que sus intervenciones sean concretas, evitando "rodeos" o pérdidas de foco que puedan afectar la dinámica del encuentro.
El material debe ser completo, y al mismo tiempo no excesivo y bien estructurado
De ese modo, ayuda a que las presentaciones sean dinámicas y vayan al punto.
Los monólogos extensos atentan contra la productividad de la reunión y la participación de los asistentes.
Esto sucede también en los encuentros presenciales, pero resulta más pernicioso aún en las reuniones virtuales donde las interrupciones tienden a ser más esporádicas, y se corre el riesgo de que la dinámica se haga tediosa.
Nos encontramos en una época en la que, en muchos sentidos, estamos haciendo "camino al andar". Las reuniones virtuales son una más de esas nuevas experiencias, que probablemente hayan llegado para acompañarnos por un largo tiempo.
Resulta interesante que podamos compartir ideas, buenas prácticas y reflexiones para agilizar la dinámica de los encuentros y hacerlos más productivos.
Al final, el objetivo es siempre el mismo, directorios y comités que constituyan verdaderos equipos de trabajo y sean efectivos para cumplir con sus objetivos y responsabilidades.
Fernando Gil
Socio Gil & Asociados | Chairman Vistage
Tel: +54 011 5263-7099
Cel: +54 911 6864-9209
San Lorenzo 2106, Olivos, Bs As, Argentina
No hay comentarios:
Publicar un comentario