Las reuniones son un instrumento necesario pero muchas veces son mal gestionadas.
Tienen mala reputación, hay quienes las ven directamente como algo inútil, que sólo sirve para perder el tiempo.
Entre las razones más determinantes se encuentran las siguientes:
- No tener o no seguir la agenda de la reunión. Muchas veces, hasta se recomienda circularizar el temario a los concurrentes para que cada uno de ellos prepare elementos que enriquezcan la reunión.
- La ausencia de asignaciones concretas de tareas.
- La ausencia de decisiones o conclusiones finales. Recomiendo, luego de finalizar la reunión, repasar con los concurrentes estas conclusiones y ponerlas por escrito.
- Sea puntual, no demore en exceso el comienzo de la reunión.
- Postergar indefinidamente las decisiones estratégicas para centrarse en el día a día.
- Menospreciar las iniciativas o demandas del equipo. Escuche detenidamente y en forma proactiva la opinión de los asistentes.
- Utilizar las reuniones para reprender o corregir individualmente a uno de sus participantes. Este tipo de cosas hay que hacerlas en privado, no en público.
- Convocar a una reunión para transmitir información que pudiera haberse comunicado a través de otros medios.
- Convocar las reuniones sin tiempo para que los participantes las preparen.
- Convertir las reuniones en un monólogo por parte de los superiores.
- Convertir las sesiones en un encuentro de mesa de café.
- Permitir que la reunión termine sin conclusiones.
La falta de resultados concretos al término de las reuniones es uno de los factores más determinantes que se perciban como una total pérdida de tiempo.
No hay comentarios:
Publicar un comentario