Recomendaciones y Propuestas para enfrentar el escenario de negocios 2014

Fuente: grupo Chairman de Vistage Argentina (la organización más importante de CEOs de la Argentina) 

En estos días se han publicado infinidad de Recomendaciones y Propuestas para enfrentar el escenario de negocios 2014.  Les sugiero leer el artículo publicado por el grupo de Chairman de Vistage Argentina (la más importante agrupación de Ceos y Gerentes de la Argentina) para sus miembros.  Si bien se trata de un Resumen Ejecutivo, creemos que el mismo puede adaptarse a los distintos panoramas de nuestras Empresas, nuestros clientes y también a nuestras propias acciones personales.  

Objetivos generales a seguir:

• Definir un Plan de negocios mes por mes para el presente año:
1. Revisar, dentro del marco del Plan Estratégico de la Empresa, la planificación anual en función del nuevo escenario que podría presentarse en su mercado.
2. Desarrollar dicha tarea con el equipo de gerentes. Genere compromiso de su Dirección. 
3. Designar un “Encargado del Plan”, cuya responsabilidad  será el seguimiento de todas las acciones a tomar.
4. Implementar rápidamente el PLAN, evitando “parálisis por análisis”.  Un margen de error del 20%, es preferible a  nada. Revisar semanalmente el avance, un día fijo de la semana.

• Generar ingresos sustentables: nunca es posible reducir costos de manera suficientemente rápida como para compensar ingresos perdidos. 
1. Tratar de maximizar ingresos y cuidar la calidad de éstos. 
2. Identificar clientes y productos más rentables.
3. Verificar punto anterior y maximizar ventas en función de los factores que agregarán valor (clientes/productos más rentables).
4. Evitar correr riesgo de perder a colaboradores más valiosos del área Ventas. Ante retracciones de mercado, idear políticas para incentivar la retención de recursos.

• Reducir  costos: internalizar el concepto: “no existen costos fijos”. 
1. Chequear líneas de costos y gastos. Efectuar recorte de aquellos que no contribuyen a la generación de ingresos genuinos. 
2. No eliminar conceptos que resulten insignificantes, podría atentar contra la moral del personal (Ej.: café).
3. Con respecto a las decisiones de prescindir de personal,  evaluar en primer lugar al personal eventual. Ellos deberían ser los primeros en salir.
4. Si tiene que reducir personal, sea racional y profundo. No pedir voluntarios porque puede conducir a la pérdida de personal que desea retener.
5. Forzar la toma de vacaciones anuales a quienes no las hayan tomado.
6. Congelar las vacantes producidas por despidos o renuncias.
7. Tratar de minimizar el impacto sobre los costos de aumentos por Convenios Colectivos en relación al personal fuera de convenio (para que las remuneraciones de estos últimos no queden desfazadas en relación al personal que está bajo Convenio Colectivo). Implementar esquemas de remuneraciones variables. Demostrar liderazgo comenzando por uno mismo.
8. Completar el proceso y revisarlo, podrían hallarse  nuevas oportunidades para una reducción adicional del 5%, como mínimo.

• Manejo del flujo de caja: las empresas no fracasan solamente por no producir utilidades, pero sí mueren por no ser capaces de generar CAJA.  Los ejecutivos tienden a focalizarse en los factores que no producen utilidades y no toman en cuenta que, además, no pueden perder de vista aquellos que no generan CAJA.
1. Reevaluar la situación de caja en forma semanal, llevando un presupuesto de caja por semana, los próximos tres meses.
2. Revisar como prioridad los deudores por Ventas. Fijar objetivos diarios para cobranzas, revisando límites de crédito de clientes.
3. Cualquiera sea la decisión que se tome sobre el conjunto de los deudores por ventas, ser claros y concisos en la comunicación hacia ellos. De ser necesario genere reuniones personales para aclarar algunos puntos que puede generar conflictos más allá de los previsibles.
4. Designar colaboradores para efectuar un plan de seguimiento de clientes atrasados.
5. Atender rápidamente reclamos de clientes, evitando con ellos justificar demoras en sus pagos.
6. De ser posible, renegociar con los principales Proveedores plazos más extensos de pagos.
7. Abonar en término a Proveedores menores, evitando generar una mala reputación en su comunidad de negocios, una vez superada la crisis.
8. Mantener proyectos en inversiones de capital, en la medida que no afecte el flujo de caja. Para ello, tratar de obtener financiación de proveedores. Caso contrario no realizarlas.
9. Reducir proporcionalmente niveles de stock, en caso de caída de ventas (no descuidar factores de especulación financiera por aumento de valores de reposición por arriba de los índices de inflación).
10. Identificar productos de alta rotación y adecuada rentabilidad. Disminuir significativamente los ítems que no cumplan con las condiciones arriba mencionadas.

Area Estratégica: 
Responsabilidad del CEO y la mesa chica de conducción de la empresa, en forma conjunta.

• Replanteo exitoso de mi negocio:
1. Estudiar competidores exitosos y líderes internacionales.
2. Analizar: mercado objetivo, productos, mediciones de satisfacción, alianzas potenciales.
3. Tener actitud fundacional.

• Revisar Paradigmas: 
1. Fijar objetivos: debemos ser la empresa más rápida del mercado. la más flexible, la más digital, la que  mejor paga a su gente clave, la de mejor imagen. 
2. Poseer un tablero de control digital por lo menos en forma mensual. Lo ideal sería que pueda disponer de información estadística en forma semanal o diaria.
3. Analizar la cantidad de horas que dedica a comunicarse con su equipo.

• Clarificar posicionamiento a 5 años (es posible!!):  
1. Repasar la participación que tiene su empresa en el mercado: 
• Objetivo de crecimiento. 5 % anual acumulado respecto a posición inicial, 
• Obejtivo de rentabilidad:  objetivo inicial 8 % s /ventas y 24 % s/ Patrimonio Neto (estos coeficientes son indicativos y pueden variar en función del tipo de mercado en donde está inmersa la Empresa)

• Identificar recursos estratégicos a preservar: 
1. Conocer RRHH actuales y con potencial, clientes, canales de distribución, proveedores, etc. Fijar un "presupuesto de retención".

• Mantener contacto intenso con otras empresas:
1. Utilizar redes de miembros (Cámaras, Asociaciones, Vistage Argentina, etc.).
2. Estar en contacto con competidores, clientes, proveedores.
3. Estar informado es clave. 

• Oportunidades: En las épocas de crisis aparecen oportunidades.
1. Precisar áreas de búsqueda: clientes mal atendidos por al competencia, mayor velocidad de decisión que la competencia (en especial las grandes empresas), mejorar plazos de entrega, etc. 

Acciones específicas
Es una necesidad fijar objetivos ambiciosos, concretando acciones.

Área Comercial

• Aumentar las Ventas:
1. Hacer más acciones para aumentar la fidelidad de clientes rentables.
2. Lograr nuevos clientes aumentando la participación de mercado.

• Precios:
1. Reducir la cantidad de "listas de precios" para mejorar el manejo estratégico de las mismas. Concretar los aumentos en forma inmediata (cuando la situación así lo justifique).
2. Controlar la  relación Precio Real / Precio Nominal.
3. Nombrar un "Responsable de Precios" reportando al Gerente General.  

• Revisión del Plan Comercial:
1. Dimensionar  todos sus componentes. Consolidar / Crear un sistema de información diaria de cada componente. 

Área  Finanzas

• Optimizar el nivel de liquidez:
1. Renegociar plazos de pago con proveedores importantes. No atrasar pagos a proveedores menores. 
2. Seguir estrictamente la cobranza. Tener objetivos diarios de ingresos. 
3. Elegir formas de remuneraciones variables, en función de los ingresos. 
4. Acortar los plazos de gestión comercial  (emisión de facturas, errores en las entregas) para evitar atrasos en la cobranza. Su objetivo debe estar centrado en que el plazo real de cobro sea menor que plazo de pago.

• Tableros de control:
1. Tener en forma periódica (diariamente si es posible): días en la calle (rotación de créditos medido en días), inventarios, activos y pasivos monetarios.
2. Controlar márgenes. Ajustar precios en línea con los aumentos costos.
3. Emitir informe con resultado del mes, durante el quinto día hábil del mes siguiente.
4. Determinar mensualmente el margen de utilidad real (ajustado por inflación) de los productos de mayor facturación. 

• Tomar todos los créditos disponibles a tasas inferiores al incremento de sus precios:
1. Recibir información sobre todas las ofertas disponibles vía SEPYME y Banca Oficial. Superar las limitaciones contables/jurídicas para obtener estos créditos. 
2. Definir la información que impacta sobre el negocio: tasas de interés de préstamos subsidiados, Impuestos y sus tasas, tarifas, créditos dirigidos y planes públicos de inversión. 

• Revisión de la situación impositiva / judicial / societaria:
1. Revisar temas pendientes de las áreas mencionadas (conflictos judiciales, posibilidad de reintegros impositivos o certificados de no retención, situación legal de los distintos componentes de la sociedad, etc.).
2. Medir el impacto inflacionario de la situación impositiva. Requerir informe  al asesor externo y al responsable interno. ICP: cuantificarlos y fijar un plazo 90 para regularizar los pendientes.

• Estar al día con los Accionistas:
1. Evaluar el pago de dividendos y el pago de impuestos a cargo de los accionistas para evitar el impacto de eventuales cambios en la legislación vigente.

• Reducción de gastos de estructura:
1. Efectuar rediseño base "Cero”, no considerando motivos históricos. 
2. Incluir los gastos de Estructura con revisión de los Gerentes. Medir en pesos el valor agregado de cada sector. Incorporarlos al precio. 
3. Tercerizar este tipo de gastos.  De esta manera convertirá gastos fijos en variables. 

Área Organización - Recursos Humanos

• Crear un clima positivo frente a la crisis:
1. Aumentar todas las "velocidades". Mejorar la comunicación interna. 
2. Crear mesa chica diaria para  información / toma de decisiones. 
3. Expandir nuestra disponibilidad horaria para los clientes (usar sistemas digitales). 

• Organización más ágil:
1. Reducir niveles de autorizaciones para la toma de decisiones. Generar procesos más cortos.
2. Nombrar responsables integrales frente al cliente. 
3. Crear y mejorar los sistemas de atención al cliente.

Área de Producción y Logística

• Mejora de todos los plazos y de la calidad:
1. Reducir tiempos de todo tipo (elección con criterio de satisfacción del cliente).
2. Controlar y reducir consumo de energía. Reducir y solucionar errores. Mejorar uso de la capacidad productiva.