Fraude en empresas: ¿la Organización que dirijo está exenta de esta situación?

Muchas empresas argentinas han padecido hechos de fraude interno. Si bien no pretende esta nota hacer un análisis sociológico al respecto, lo cierto es que la comunidad en su conjunto se encuentra sacudida por hechos de corrupción.
Entonces, ¿por qué no pensar que en la propia empresa puedan suceder estos hechos? Cuando nos planteamos esta inquietud, no surgen respuestas fundamentadas que nos den suficiente tranquilidad.


Pese a que las herramientas tecnológicas han evolucionado en los últimos años, se observa que, aún con los sistemas más sofisticadosy costosos, se pueden presentar casos de fraude. Esto sucede sencillamente por no cumplir con los principios básicos de control interno, ya que generalmente se observa:

• Inadecuada segregación de funciones: Aún en micropymes las funciones debes estar segregadas, divididas de tal forma que una persona no tenga "todo el poder de acción", salvo que esa persona sea el propio dueño.
• Falta de controles por oposición. Como consecuencia de la concentración de funciones en determinados integrantes de la Organización, los controles por oposición suelen ser muy débiles o nulos.
• Entorno de confianza. Se tiende a pensar "Juan sería incapaz de traicionarme o de hacer algo indebido!".  Nunca perder de vista que, aún siendo una Pyme muy pequeña, ésta no deja de ser una empresa cuyo principal objetivo es maximizar su beneficio y la confianza siempre viene de la mano de la responsabilidad profesional de cada individuo que la integra.
• No utilización de la información contable como un elemento de control. Este es un factor que difícilmente se tome en cuenta en una organización. Siempre hay que tener en cuenta que lo ideal es que todo se registre.  No importa si está bien o mal imputado o contabilizado.  Lo principal es que todas las operaciones estén dentro de un entorno de control y de gestión administrativa.
• Atrasos sistemáticos en los análisis de cuentas y control de gestión. Es decir falta de auditoría (de revisión) de los acontecimientos registrados en la Empresa en forma continua y ordenada.

Qué estrategias se pueden aplicar para contrarrestar las situaciones descpritas anteriormente?

1. Fijar las políticas tendientes a generar un "ambiente de control fuerte".
2. Establecer de antemano y en forma clara procedimientos en caso de sospechas o de actos ilícitos.
3. Verificar el cumplimiento efectivo de los procesos de control con personal especializado (generalmente una Auditoría Externa).
4. Instalar un "Plan Integral de Auditoría".

Ante sospechas o hechos concretos detectados en uno de los entes se puede proceder de distintos modos.

Algunas posibilidades son:

• Acelerar el inicio de investigaciones y realizarlas sin perder pruebas, 
• Mantener la confidencialidad de la información relevada y de su fuente, 
• Llevar a cabo la auditoría especial propiamente dicha sin subestimar a ninguno de los funcionarios o empleados relevados -sea cual fuere su nivel- dado que en el procedimiento de fraude pueden participar varias personas y documentar y preservar las pruebas.

Luego, la dirección de la Empresa deberá decidir respecto de qué acciones legales serán convenientes llevar a cabo.

En definitiva, en un ambiente de control sólido el objetivo siempre debe ser minimizar toda oportunidad real o potencial de fraude, en primer lugar. En el caso de que éste ya haya ocurrido, lo ideal es identificarlo de manera inmediata. Además, se deben generar mecanismos que hagan dificultosa la posibilidad de ocultamiento de un hecho.

Para concluir, el control interno es el proceso de monitoreo del buen gobierno empresarial tanto de la alta dirección como del dueño de la compañía. Resulta indispensable "repensar" el ambiente de control y en cómo se desarrollan cada una de las actividades del ente.
Queda claro, entonces, que es función y responsabilidad de la dirección establecer un "sistema de control interno" moderno, no burocrático y a un costo razonable que, a través de la adecuada vigilancia de su funcionamiento, tienda a detectar en forma oportuna: desfasajes respecto a lo determinado por las políticas establecidas, fraudes patrimoniales o inconsistencia en la información gerencial.

Siempre suelen resultar más económicas las medidas preventivas que una tarea de investigación posterior ya ocurrido el fraude. En este sentido, todo proceso de relevamiento, y análisis de los procesos, riesgos y controles, en forma permanente, tienden a una "mejora continua" en la organización y las fortalece ante la competencia.